登録支援機関とは?特定技能制度における位置づけ、支援内容、選び方など

この記事を読むと、次のことが分かります。

・特定技能外国人に関する基礎知識
・登録支援機関が行う支援の内容と役割
・登録支援機関を選ぶときのポイント

登録支援機関は、法務省の外局である出入国在留管理庁の登録を受けた機関で、特定技能制度において重要な役割を果たします。特定技能制度の利用を検討する企業の方は、必ず押さえておきましょう。

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1. 登録支援機関について、まず押さえておきたい!3つの基礎知識

登録支援機関の役割や支援の内容をスムーズに理解するために、それに関わる3つのキーワードを押さえておきましょう。

1-1. 登録支援機関とは

登録支援機関とは、1号特定技能外国人が日本での仕事をスムーズに行うために、受入れ機関(特定技能所属機関)から委託を受けてさまざまな支援を実施する機関です。

1号特定技能外国人に対しては支援計画に基づき適正に支援を実施する必要があり、受入れ機関での対応が難しい場合に登録支援機関が委託を受け、代行します。

社労士や行政書士など、支援計画書の作成補助や適正な支援を行える個人や団体であれば、営利目的の組織も登録支援機関として活動することができます。

1-2. 受入れ機関(特定技能所属機関)について

受入れ機関とは、1号特定技能外国人を雇用する資格を持つ受入れ企業あるいは団体のことであり、法律上では「特定技能所属機関」と記されます。

受入れ機関は、1号特定技能外国人を雇用するに当たって彼らを支援する義務があり、多くの場合は支援を登録支援機関に委託します。具体的な内容は、2章で解説します。

1-3. 特定技能について

外国人労働者にはさまざまな在留資格があり、近年特に注目されているのが、2019年に新設された「特定技能」です。

特定技能制度は、国内で人材確保が困難な産業分野において、一定の技能レベルを持つ外国人労働者を受入れる制度であり、人手不足を解決する糸口として期待されています。

特定技能の在留資格には1号と2号があり、技術水準でいうと前者は相当程度の知識または経験を必要とする技能、後者は熟練した技能が求められます。

具体的に見てみましょう。

まず特定技能1号です。特定技能1号の在留資格には、以下12の産業分野が指定されています。
・介護
・ビルクリーニング
・素形材・産業機械・電気電子情報関連製造業
・建設
・造船・舶用工業
・自動車整備
・航空
・宿泊
・農業
・漁業
・飲食料品製造業
・外食業

特定技能1号の在留資格を取得するルートには、「技能実習ルート」と「試験ルート」の2つがあります。

技能実習ルートは、2年10カ月以上の技能実習を良好に修了した人が対象です。「良好」と判断されるには、技能実習2号の目標である、技能検定などの実技試験に合格することなどが必要です。

試験ルートは、日本語の試験と産業分野ごとに定められている技能試験に合格した人が対象です。技能実習を修了していなくても、この試験をパスすれば特定技能1号の在留資格が取得できます。

次に、特定技能2号です。この在留資格に指定されている産業分野は、建設と造船・舶用工業の2つです。

特定技能2号の在留資格を取得するには、技能検定1級相当という大変高い技能水準が必要です。この要件を満たせば特定技能1号を経ることなく直接2号の在留資格を取得することができますが、実際には難易度があまりに高いため、特定技能1号を経る例が多く見られます。

2. 登録支援機関が行う支援の内容と役割とは?

登録支援機関が行う支援には、実施する必要のある「義務的支援」と、可能な限り支援を行うことが望まれる「任意的支援」があります。

2-1. 登録支援機関が行う10個の義務的支援 

実施する必要のある義務的支援には、以下の10個の項目があります。

・事前ガイダンスの提供
・出入国の際の送迎
・住居確保・生活に必要な契約支援
・生活オリエンテーションの実施
・公的手続きへの同行
・日本語学習機会の提供
・相談または苦情への対応
・日本人との交流促進
・転職支援
・定期的な面談の実施、行政機関への通報

・事前ガイダンスの提供

1号特定技能外国人に対して業務内容や報酬額といった労働条件をはじめ、入国手続きや保証金徴収の有無などについて説明を行う義務があります。

また併せて、入国時に送迎することや、住居の支援や社会生活に関する支援の内容、そして支援担当者の連絡先なども伝えます。

このガイダンスは、1号特定技能外国人が十分に理解できる言語で行い、文書や電子メールで済ませることは認められていません。必ず対面、もしくはテレビ電話などで説明を行い、終了後は1号特定技能外国人の署名が必要です。

・出入国の際の送迎

1号特定技能外国人が出入国する際には、空港と受入れ機関か住居間の送迎をする義務があります。特に出国する場合には、特定技能外国人が保安検査場に入場することを確認する必要があります。

ただし、一時帰国の際には送迎に関わる支援を行わなくても構いません。

・住居確保・生活に必要な契約支援

1号特定技能外国人が住居を探す場合には、必要に応じて物件の情報を提供し、場合によっては内覧などに同行してサポートを行います。

また、受入れ機関などが賃貸人となって賃貸契約を結んだり、保有する社宅などを住居として提供したりすることもあります。居室の広さは1人当たり7.5平方メートル以上を満たすことが求められます。

その他、預金口座の開設手続きや携帯電話の利用手続き、電気やガスなどのライフラインに関する手続きの補助も行います。

・生活オリエンテーションの実施

1号特定技能外国人が日本でスムーズに生活できるよう、入国後にオリエンテーションを行います。

提供すべき情報は、金融機関の利用方法や交通ルール、日本で違法となる行為の例、災害時の情報収集方法、各行政手続き、相談や苦情の申し出に対応する機関の連絡先、外国人の受入れ体制が整備されている病院の情報、契約違反に遭遇したときの相談先や連絡方法など、多岐にわたります。

これも1号特定技能外国人が十分に理解できる言語で行い、終了後には当人の署名が必要です。

・公的手続きへの同行

住民登録や社会保障、納税処理などを行うための手続きに同行し、書類作成の補助を行います。

・日本語学習機会の提供

1号特定技能外国人が日本での仕事や生活に困らないように、継続的に日本語の学習機会を設けます。

例えば、就労・生活する地域にある日本語教育機関の入学案内、オンラインの日本語講座などの情報を提供し、必要であれば入学・受講の手続きをサポートします。

・相談または苦情への対応

1号特定技能外国人から仕事や日常生活において相談や苦情を受けた場合、必要に応じて労働基準監督署など適切な機関につなげるサポートを行います。

相談・苦情の対応は平日のうち3日以上、土日のうち1日以上行い、相談しやすいように就業時間外にも対応できる体制を整えることが求められます。

対応した相談や苦情に関して、行政機関に相談または通報を行った事柄については支援実施状況に係る届出書に記載する必要があります。

・日本人との交流促進

1号特定技能外国人が地域住民と交流を深め、生活の質を上げるために支援を行います。具体的には、地域の自治会の案内や、地域行事の参加手続きのサポートなどがあります。

・転職支援

受入れ機関の都合によって1号特定技能外国人との雇用契約を解除する場合は、公共職業安定所などを案内し、次の受入れ先を探す補助を行う必要があります。

また、1号特定技能外国人の技能水準や日本語能力を示し、適切に職業紹介が受けられるように推薦状を作成することも求められます。

そして、求職活動を行うための有給休暇の付与や、離職時に必要な国民健康保険などの行政手続きに関する情報提供も行います。

・定期的な面談の実施、行政機関への通報

登録支援機関は、特定技能外国人および彼らを直接監督する立場にある上司や雇用主と3カ月に1回以上面談を実施します。面談は対面により直接話ができる形で行い、テレビ電話などでの実施はできません。

面談をした上で、労働基準法や入管法の違反や、旅券および在留カードの取り上げといった問題が発覚した場合は、関係行政機関へ通報する必要があります。

受入れ機関や登録支援機関は、これらの義務的支援を行うことで、1号特定技能外国人ができるだけ早く日本での生活や社会風土になじみ、本来の能力を発揮できるように支援する役割があります。

2-2. 登録支援機関が行う任意的支援

任意的支援は、義務的支援の補助的な支援という認識であり、1号特定技能外国人がより安心して日常生活を送れるよう、できる限り行うことが求められています。

・「事前ガイダンスの提供」に係る任意的支援
・「出入国する際の送迎」に係る任意的支援
・「住居確保・生活に必要な契約支援」に係る任意的支援
・「日本語学習機会の提供」に係る任意的支援
・「相談または苦情への対応」に係る任意的支援
・「日本人との交流促進」に係る任意的支援
・「定期的な面談の実施、行政機関への通報」に係る任的支援

・「事前ガイダンスの提供」に係る任意的支援

義務的支援で提供しなければならない事項の他、日常生活で必要な情報も適宜提供することが求められます。

例えば、入国時の日本の気候や服装、本国から持参してはならないものや持参すべきものなどが挙げられます。

・「出入国する際の送迎」に係る任意的支援

日本在留で在留資格を技能実習などから特定技能1号へ変更する外国人について、登録支援機関や受入れ機関による送迎は義務的支援に該当しません。ただし、日本内の送迎移動にかかる交通費を受入れ機関が負担しても問題はありません。

・「住居確保・生活に必要な契約支援」に係る任意的支援

特定技能外国人が受入れ機関との雇用契約を終了し、次の受入れ先が決まるまでの間には、住居や各種手続きなど変更に関わる事柄のサポートを行います。

例えば、転居に関わる契約の変更・解約手続きなどの際には、窓口の案内や手続きの補助を行うとよいでしょう。

・「日本語学習機会の提供」に係る任意的支援

支援担当者は、義務的支援と併せて1号特定技能外国人が意欲的に日本語学習を行えるように日本語能力試験の受験をサポートすることや、学習のための教材購入などの支援を行うことが望まれます。

・「相談または苦情への対応」に係る任意的支援

1号特定技能外国人が相談や苦情を発しやすいように、相談・苦情の申し出に対応する窓口の一覧をあらかじめ渡しておくとよいでしょう。

・「日本人との交流促進」に係る任意的支援

1号特定技能外国人が地域の周辺住民と交流を深めるための活動を行うことを希望する場合は、可能な範囲で勤務時間を変更したり、有給休暇を付与したりすることが望まれます。

・「定期的な面談の実施、行政機関への通報」に係る任的支援

契約違反などがあった場合に1号特定技能外国人が自ら通報を行えるように、行政機関の窓口情報を分かりやすく一覧にして渡しておくことが望ましいでしょう。

これらの任意的支援を行うことで、1号特定技能外国人がより安心して業務に従事することができます。

2-3. 登録支援機関への支援委託は必ず必要?

ここまで読んで、「登録支援機関に必ず支援を委託しなければならないの?」と思った方もいるかと思います。必ずしもそうではありません。全ての支援を委託する必要がある場合と、自社で支援を行える場合があります。

全ての支援を登録支援機関に委託する必要があるのは、受入れ機関が直近2年間に外国人労働者を受入れた実績がなく、直近2年間に外国人労働者の生活相談に従事した役員や職員がいない場合です。

ここでいう外国人労働者とは、「就労が認められる在留資格」を保有している外国人を指し、彼らを受入れた実績がない場合は、以下の要件をクリアしていない限り、登録支援機関に支援を委託する必要があります。

要件とは、「支援業務を適正に実施できる者として出入国在留管理庁長官に認めるものから、支援責任者および支援担当者を選任している」ことですが、ハードルは高いといえます。

支援を自社で行うには、以下の2つの条件をクリアしていなければなりません。

一つは支援責任者と支援担当者を設置して適正な支援計画が行えること、そしてもう一つは支援の中立性が保たれていることです。

これらの条件をクリアしている場合は、自社で全ての支援を行う、登録支援機関に人手が足りない部分もしくは全てを委託することを選択できます。

どちらにしても、支援計画の作成は受入れ機関が行います。登録支援機関が補助することはあっても、作成自体を行うことはできません。

2-4. 登録支援機関へ委託せずに自社で支援を行うには?

1号特定技能外国人を受入れる企業が自社で支援を行うには、支援責任者支援担当者を設置し適正に支援を実施することと、支援の中立性を確保することが求められます。

支援責任者と支援担当者は、以下のいずれかに該当する必要があります。

1.直近2年間に就労系の在留資格を持つ外国人労働者を受入れ、管理を適正に行った実績がある企業の役職員
2.直近2年間に就労系の外国人労働者の生活相談業務に従事した役職員
3.2、3と同程度に支援業務を適正に実施することができる役職員

なお、「支援業務の適正な実施の確保」に関しては、企業が出入国在留管理庁の示すカテゴリー1または2(上場企業であることや所得税納付額が1,500万円以上など)に当てはまっているかどうかも関係します。

さらに、支援の中立性を確保するために、特定技能外国人を監督する立場にある者支援責任者や支援担当者になることはできないという点も重要です。

自社で支援責任者と支援担当者を選任する場合、それぞれの就任承諾書と誓約書、履歴書を提出する必要があります。

出入国在留管理庁に上記の条件を満たすと認められた後は、1号特定技能外国人と雇用契約を締結し、支援計画書の作成・遂行を行います。そして在留資格認定証明書交付申請または在留資格変更許可申請を行い、支援実施に関わる各種届出も随時提出します。

このように、1号特定技能外国人を自社で支援するには、支援責任者と支援担当者を選任する必要があり、さらに言語対応ができる人材を用意するなど、さまざまなコストがかかります。初めて1号特定技能外国人を雇用する場合には、登録支援機関に支援業務を委託した方が効率的といえます。

3.登録支援機関を選ぶときのポイント

この章では、登録支援機関を選定するときに見ておくべきポイントを3つ解説します。

3-1. 登録支援機関の選定ポイント1:自社で雇う外国人労働者の言語に対応しているか

登録支援機関には、それぞれ対応可能な言語があります。コミュニケーションの行き違いを防ぐために、可能な限り自社で雇う1号特定技能外国人の母国語で対応できる登録支援機関を選びましょう。

また、通訳や翻訳スタッフの人数や対応可能範囲、そして受入れ予定の1号特定技能外国人と国、年齢、業務内容などが似たケースを対応したことがあるかどうかも重要です。

3-2. 登録支援機関の選定ポイント2:近場にあるか

1号特定技能外国人に迅速に支援を行うためには、登録支援機関も近場にあった方がよいでしょう。

可能であれば、同じ区内か市内にある登録支援機関が望ましいといえます。

3-3. 登録支援機関の選定ポイント3:費用が適正か

登録支援機関は民間企業も多く登録しており、ビジネスとして成り立つ事業であるため、企業によって費用の差が生じます。

安価であれば良いというわけではなく、コンプライアンスを遵守していることはもちろん、見積り額が適切か、明細や内訳を確認し、複数の登録支援機関を比較検討しましょう。

4.まとめ

本稿では、特定技能外国人に関わる基礎知識と登録支援機関が行う支援の内容、そして選ぶときのポイントなどについて解説しました。

登録支援機関とは、1号特定技能外国人が日本での仕事をスムーズに行うために、受入れ機関(特定技能所属機関)から委託を受けてさまざまな支援を実施する機関です。

受入れ機関は、特定技能外国人を雇用する企業または団体であり、法律上は「特定技能所属機関」と記されます。

特定技能外国人は、国内で人材確保が困難な産業において一定の技能レベルを持つ外国人労働者を受入れる在留資格であり、人手不足を解決する糸口として期待されています。

登録支援機関は、義務的支援任意的支援を行います。義務的支援には、以下の10個があります。

・事前ガイダンスの提供
・出入国の際の送迎
・住居確保・生活に必要な契約支援
・生活オリエンテーションの実施
・公的手続きへの同行
・日本語学習機会の提供
・相談または苦情への対応
・日本人との交流促進
・転職支援
・定期的な面談の実施、行政機関への通報

任意的支援は義務的支援の補助的な支援と認識されており、以下の7つがあります。

・「事前ガイダンスの提供」に係る任意的支援
・「出入国する際の送迎」に係る任意的支援
・「住居確保・生活に必要な契約支援」に係る任意的支援
・「日本語学習機会の提供」に係る任意的支援
・「相談または苦情への対応」に係る任意的支援
・「日本人との交流促進」に係る任意的支援
・「定期的な面談の実施、行政機関への通報」に係る任意的支援

どちらも、1号特定技能外国人が日本での生活や社会風土になじみ、本来の能力を発揮できるようにサポートするものとして重要です。

1号特定技能外国人の支援を自社で行うためには、支援責任者と支援担当者の設置など、いくつかの条件をクリアする必要があり、条件に満たさない場合は全ての支援を登録支援機関に委託しなければなりません。

登録支援機関を選ぶ際には、以下3つのポイントをクリアしていること重要です。

・ 自社で雇う外国人労働者の言語に対応しているか
・ 近場にあるか
・ 費用が適正か

特定技能外国人を積極的に雇用することで、国内の深刻な人手不足解消につながります。1号特定技能外国人が業務に専念するためには、登録支援機関や受入れ機関の支援が必要不可欠です。

特定技能制度の利用を検討している企業の方は、本稿を参考にして、1号特定技能外国人にはどのような支援が必要なのか、登録支援機関をどのように活用するのかを今一度考えていただけますと幸いです。

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参考)
出入国在留管理庁「在留資格「特定技能」について」,2019年7月,https://www.meti.go.jp/press/2019/08/20190809002/20190809002-1.pdf(閲覧日:2022年11月6日)
法務省「1号特定技能外国人支援に関する運用要領」,2019年3月, https://www.moj.go.jp/isa/content/930004553.pdf(閲覧日:2022年11月6日)
法務省入国管理局「カテゴリー1又は2の企業において就労する者及びその家族(配偶者又は子)に係る在留資格認定証明書交付申請手続の取扱いについて」,https://www.moj.go.jp/isa/publications/materials/nyuukokukanri07_00096.html(閲覧日:2022年11月6日)
出入国在留管理庁「特定技能ガイドブック~特定技能外国人の雇用を考えている事業者の方へ~」,https://www.moj.go.jp/isa/content/930006033.pdf(閲覧日:2022年11月6日)
特定技能Online「登録支援機関」とは?特定技能制度における登録支援機関の役割・選び方、取得条件や注意」,https://tokuteiginou-online.com/specials/registration-support-organization/(閲覧日:2022年11月6日)

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