「外国人労働者の在留資格やビザ関係は抜かりなく準備した。しかし、うっかり抜け落ちている事項はないだろうか……。」
企業が外国人労働者を雇用する際、在留資格やビザなど、日本人労働者には該当しない特殊な手続きが必要です。採用担当者にとっては、特に神経を使う業務でしょう。
一方で、外国人労働者特有の手続きに気が取られてしまい、基本的な労働関係法令の手続きが抜け落ちていた、という事態も考えられます。
どのような事項であれ、コンプライアンスの面で不備があると、企業イメージの低下や労働者とのトラブルに発展する可能性があります。
本稿では、外国人労働者を雇用する際に必ず把握しておくべき、「労働条件通知書」について解説します。
労働条件通知書とは何か、外国人労働者も対象なのか、発行のタイミングや記載方法などを詳しく見ていきます。
1. 労働条件通知書とは？なぜ発行すべきか
最初に、「労働条件通知書とは何か」「なぜ発行すべきか」について解説します。
1-1. 労働条件通知書は法律で規定されている
労働条件通知書とは、企業が雇用契約を結ぶ労働者に対して発行すべき通知書です。この通知は法律で定められているので、必ず発行する必要があります。
労働基準法第15条には以下のように定められています。
使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。 e-GOV法令検索「労働基準法」，第十五条，https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=322AC0000000049#60（閲覧日：2022年7月11日）
労働条件通知書と似ているものに就業規則があります。就業規則とは企業内の労働者に対して均一に定めた規則です。一方で、労働条件通知書は個々の労働者の条件に合わせて内容を調整して発行するものです。
そのため、就業規則を発行していたとしても労働条件通知書の発行が必要です。
1-2. 労働条件通知書の目的
労働条件通知書の発行には、労働者の権利を保護する目的があります。「募集要項に記載されていた給与より低い」「面接で説明を受けた労働時間と異なる」など、労働者が不利益を被らないよう、労働条件通知書の発行が義務付けられています。
企業側にもメリットがあります。労働条件通知書を発行することで、労働条件の認識の食い違いによる労働者とのトラブルのリスクを減らすことが可能です。
2. 外国人を雇用する企業が知っておくべき労働条件通知書の運用時の注意点
労働条件通知書の運用時の注意点について、以下のポイントに分けて解説します。
・労働条件通知書の対象者とは
・労働条件通知書の発行を怠ると罰則の対象に
・労働条件通知書と雇用契約書の兼用は不可
それぞれを解説します。
2-1. 労働条件通知書の対象者とは
労働条件通知書は全ての労働者に対して発行する必要があります。正社員、契約社員、パートやアルバイト、日雇い労働者など、雇用形態を問わず企業が雇用する全ての労働者が対象です。
当然、外国人労働者にも労働条件通知書の発行が必要です。昨今の労働力不足に対する人材確保の方法として、またはグローバル化に対応する手段として、外国人労働者の雇用に乗り出す企業は増加傾向にあります。
外国人が日本で働く場合、日本人と同じ労働条件が適用されます。外国人労働者を雇用する企業は労働条件通知書の発行を忘れないように注意しましょう。
2-2. 労働条件通知書の発行を怠ると罰則の対象に
前述の通り、労働条件通知書の発行は法律で定められています。労働基準法第120条によると、労働条件通知書の発行を怠った場合、30万円以下の罰金が科されます。
また、労働条件通知書を発行しないことで、労働者からの信頼を勝ち得るのが難しくなるかもしれません。「会社が労働条件を通知してくれない」「きちんとした手順を踏んでいない」などの不信感から、貴重な人材が流出してしまう可能性も考えられます。
2-3. 【注意！】労働条件通知書と雇用契約書は別物
労働条件通知書に似ている書類に「雇用契約書」があります。しかし、雇用契約書が労働条件通知書を兼ねることはできません。
労働条件通知書は、企業が労働者に対して発行するもので、双方の合意は必要としません。また、先に解説したように労働条件通知書の発行は労働基準法で定められているので、発行しなければ罰則の対象です。
一方で、雇用契約書は企業と労働者の合意の下で発行され、双方が署名捺印するのが一般的です。しかし、雇用契約書の発行は法律で定められてはいないので、発行しなかったとしても罰則の対象にはなりません。
「雇用契約書を交わしているから労働条件通知書を発行しなくてもよい」という認識は間違っており、全ての労働者に必ず発行する必要があります。
3. 労働条件通知書の書式や記載方法、タイミングと発行方法
この章では、以下の点について解説します。
・労働条件通知書の書式
・労働条件通知書に記載すべき事項
・労働条件通知書を発行するタイミング
・労働条件通知書の発行方法
それぞれを詳しく解説します。
3-1. 労働条件通知書の書式―規定はないがフォーマットの使用が無難
労働条件通知書には決まった書式はありません。そのため、企業で独自の書式を準備することが可能ですが、書式に不備があってはなりません。
労働条件通知書では、明示すべき事項が定められているので、作成に自信がない方は厚生労働省のホームページから書式をダウンロードすることをお勧めします。
労働条件通知書の書式
厚生労働省「労働条件通知書」，https://www.mhlw.go.jp/topics/2007/06/dl/tp0605-1l.pdf（閲覧日：2022年7月17日）
3-2. 労働条件通知書に記載すべき事項
厚生労働省によると、企業が労働者に明示すべき事項は以下の通りです[1]。
(1)労働契約の期間に関する事項
(2)就業の場所および従業すべき業務に関する事項
(3)始業および終業の時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日ならびに2組以上に労働者を分けて就業させる場合の就業時点転換に関する事項
(4)賃金の決定、計算、支払い方法、締め切りおよび支払いの時期、昇給に関する事項
(5)退職に関する事項
(6)退職手当の定めが適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算、支払いの方法および時期に関する事項
(7)臨時に支払われる賃金、賞与、最低賃金額に関する事項
(8)労働者に負担させるべき食費、作業用品その他に関する事項
(9)安全および衛生に関する事項
(10)職業訓練に関する事項
(11)災害補償および業務外の傷病扶助に関する事項
(12)表彰および制裁に関する事項
(13)休職に関する事項
上記の事項の中でも、(1)～(5)（昇給に関する事項を除く）については口頭ではなく、労働条件通知書にて明示することが義務付けられています。先に解説した通り、外国人労働者を雇用する際も同様です。
企業の経営陣や採用担当者はうっかり忘れてしまうことがないよう注意しましょう。
写真）労働条件通知書の記載例
出典）厚生労働省「労働条件通知書 参考 記入例」，https://jsite.mhlw.go.jp/kagoshima-roudoukyoku/library/kagoshima-roudoukyoku/news_topics/kantoku/kagoshima-rouki/kagoshima_shiryou/2015-0210-4.pdf（閲覧日：2022年7月12日）
[1] 厚生労働省「採用時に労働条件を明示しなければならないと聞きました。具体的には何を明示すればよいのでしょうか。」，https://www.mhlw.go.jp/bunya/roudoukijun/faq_kijyunhou_4.html（閲覧日：2022年7月12日）
3-3. 労働条件通知書を発行するタイミング
基本的に労働条件通知書は雇入れ時（入社日）に発行しますが、新卒者を採用する場合は内定時に発行します。
また、労働条件通知書を発行した後に、労働者の労働条件に変更が加えられた際には、速やかに再発行する必要があります。
3-4. 労働条件通知書の発行方法
これまで労働条件通知書は、書面による交付が義務付けられていました。
しかし、2019年4月1日からは、労働者が希望した場合FAX・Eメール・Webメール・LINEやメッセンジャーなどでの労働条件の明示が認められています。
厚生労働省によると、SNS（ショートメールサービス）の使用は禁止されていませんが、PDFファイルが添付できなかったり、文字数制限があったりするなどの理由から、労働条件の明示には望ましくないとされています。
また、労働者が第三者に閲覧させることを目的としているブログやホームページなどに労働条件を書き込むことは認められていません。
労働条件を書面以外で明示する方法については、厚生労働省のサイトを参考にしてください。
労働契約締結時における労働条件の明示方法について
厚生労働省「平成31年4月から､労働条件の明示がFAX･メール･SNS等でもできるようになります」，https://www.mhlw.go.jp/content/000481172.pdf（閲覧日：2022年7月13日）
外国人労働者を雇用する場合、労働条件通知書を外国語に翻訳することは法律で求められていません。しかし、法的義務はないものの外国人労働者が理解できる言語で労働条件通知書を発行するのが望ましいといえます。
日本語だけで明示すると、外国人労働者が内容をよく理解できず、後々トラブルになる可能性もあります。
厚生労働省のホームページでは外国語の労働条件通知書がダウンロードできるので、参考にするとよいでしょう[2]。
外国語の労働条件通知書
厚生労働省「外国人労働者向けモデル労働条件通知書」
英語
https://www.mhlw.go.jp/new-info/kobetu/roudou/gyousei/kantoku/dl/040325-4.pdf
中国語
https://www.mhlw.go.jp/new-info/kobetu/roudou/gyousei/kantoku/dl/040325-5.pdf
タガログ語
https://www.mhlw.go.jp/new-info/kobetu/roudou/gyousei/kantoku/dl/040325-2.pdf
ベトナム語
https://www.mhlw.go.jp/new-info/kobetu/roudou/gyousei/kantoku/dl/040325-8.pdf
ミャンマー語
https://www.mhlw.go.jp/new-info/kobetu/roudou/gyousei/kantoku/dl/040325-11.pdf
（閲覧日：2022年7月13日）
[2] 厚生労働省「労働基準法関係」，https://www.mhlw.go.jp/new-info/kobetu/roudou/gyousei/leaflet_kijun.html（閲覧日：2022年7月17日）
4. まとめ
労働条件通知書とは、企業が雇用契約を結ぶ労働者に対して発行すべき通知書です。契約期間や仕事の内容、就業場所や時間などが記載されます。
労働条件通知書を発行することにより、労働者の権利を保護し、企業と労働者との間に発生する労働条件に関するトラブルのリスクを減らすことができます。
労働条件通知書は、外国人労働者を含む全ての労働者に対して発行する必要があります。
労働条件通知書の発行は法律で定められており、怠った場合、30万円以下の罰金に該当します。
労働条件通知書と雇用契約書は別々のものです。雇用契約書を交わしていれば、労働条件通知書を発行しなくてもよい、という認識は間違っているので注意しましょう。
労働条件通知書に決まった書式はありません。しかし、明示すべき項目が決められているので、不備がないように厚生労働省のホームページから書式をダウンロードするのが無難でしょう。
労働条件通知書は入社日に発行するのが一般的です。労働者が希望した場合、FAX・Eメール・Webメール・LINEやメッセンジャーなどで労働条件を明示することも可能です。
外国人労働者を雇用する場合、法的義務はないものの外国人が理解できる言語で労働条件通知書を発行するのが望ましいといえます。
外国人労働者の採用と雇用には、在留資格やビザなど、外国人特有の事項に関する手続きを正確に行うことはもちろん、日本人を雇うときと同様に労働者の権利を守る労働基準法の遵守も必要です。
人事または採用担当者の方は、外国人労働者の採用と雇用に関して、今一度、基本的な事項も含めて、抜け落ちている部分がないか確認してみてはいかがでしょうか。
参考）
e-GOV法令検索「労働基準法」，第十五条，https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=322AC0000000049#60（閲覧日：2022年7月11日）
厚生労働省「労働条件通知書」，https://www.mhlw.go.jp/topics/2007/06/dl/tp0605-1l.pdf（閲覧日：2022年7月17日）
厚生労働省「採用時に労働条件を明示しなければならないと聞きました。具体的には何を明示すればよいのでしょうか。」，https://www.mhlw.go.jp/bunya/roudoukijun/faq_kijyunhou_4.html（閲覧日：2022年7月12日）
厚生労働省「労働条件通知書 参考 記入例」，https://jsite.mhlw.go.jp/kagoshima-roudoukyoku/library/kagoshima-roudoukyoku/news_topics/kantoku/kagoshima-rouki/kagoshima_shiryou/2015-0210-4.pdf（閲覧日：2022年7月12日）
厚生労働省「平成31年4月から､労働条件の明示がFAX･メール･SNS等でもできるようになります」，https://www.mhlw.go.jp/content/000481172.pdf（閲覧日：2022年7月13日）
厚生労働省「労働基準法関係」，https://www.mhlw.go.jp/new-info/kobetu/roudou/gyousei/leaflet_kijun.html（閲覧日：2022年7月17日）
